Cinco elementos que harán de tu evento corporativo todo un éxito

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Un evento corporativo es una de las formas de promoción más recurrentes que tienen las compañías a su disposición. Si necesita dar a conocer un nuevo producto, comunicar a sus clientes potenciales un determinado mensaje o simplemente informar de los últimos cambios que se han producido en su organización la celebración de un evento corporativo puede ser una forma rápida y efectiva de comunicar lo que quiere a una audiencia numerosa.

Pero la preparación de un evento no es algo sencillo. Lleva mucho tiempo y, en algunas ocasiones, también bastantes recursos. Por eso siempre que una compañía vaya a realizar un evento debe pensar cómo maximizar esa inversión todo lo que sea posible. Hoy en día es complicado captar la atención de los consumidores ya que existen muchas distracciones y vivimos bajo el síndrome de la novedad continúa. No basta con repetir lo que se ha hecho hace dos semanas, tenemos que ser capaces de diferenciarnos de nuestros competidores tanto como podamos.

Para que pueda sacarle un mayor partido a su evento corporativo aquí le damos cinco claves que lo convertirán en todo un éxito

Una bienvenida diferente:

Solo tenemos una oportunidad de causar una primera impresión. Ese primer impacto debe ser lo más diferenciador posible y que ponga en seguida a nuestros invitados en la atmósfera que queremos crear. Un espacio mágico con una decoración lo más cuidada posible debe transportar a nuestra audiencia a otro mundo, aislarle del mundo exterior y centrarle en lo que le queremos contar. Si es un evento corporativo que queremos que tenga repercusión más allá de la gente que lo atiende podemos colocar un photocall incluyendo el hashtag oficial del evento, para que nuestros invitados nos ayuden en la difusión del mismo. Y ahora que estamos acostumbrados a usar asistentes virtuales podemos recurrir también a azafatas virtuales que den la bienvenida e incluso faciliten indicaciones a las personas que vayan llegando. Si conseguimos sorprender a nuestros invitados en estos primeros instantes ya les tendremos en el bolsillo durante el resto del evento.

Interactuando con la tecnología:

Una forma de asegurarse el interés de sus asistentes es a través de la tecnología. Aquí tiene varias opciones disponibles. Una es creando experiencias virtuales relacionadas con el producto que queramos dar a conocer entre nuestra audiencia. También podemos colocar pantallas que permitan a los usuarios usar todos sus sentidos para descubrir el contenido que vamos a promocionar. Podemos añadir la posibilidad de retransmitir el evento corporativo en streaming para llegar a un mayor número de personas. Pero en este caso no nos limitemos con poner una cámara fija apuntando al escenario: usemos un dron para poder dar a las personas que lo siguen desde fuera un mayor cercanía y puntos de vista.

Información de tiempo real:

Hasta hace muy poco la única forma que teníamos de saber si un evento había sido un éxito era a través de los comentarios de los asistentes una vez que había finalizado, dejándole sin ninguna capacidad de reacción. Gracias a las soluciones disponibles hoy en día podemos tener feedback en tiempo real de tal forma que podemos realizar modificaciones al momento para podernos adaptarnos a los gustos de nuestra audiencia. Desde cosas simples, como saber si la temperatura de la sala es agradable, a recopilación de prospectos de usuarios interesados en un determinado servicio. Son muchas las ocasiones en las que los asistentes a un evento corporativo interactúan con sus organizadores y es una pena que perdamos esa información valiosa que podemos recoger de primera mano para poder usarla posteriormente.

Colaboración y diversidad:

Relacionado con el punto anterior, una de las formas de asegurarnos que mantenemos a la audiencia activa es dándole un cierto nivel de participación. Está demostrado que cuando la audiencia tiene un rol activo, en vez de limitarse a ser los convidados de piedra, la percepción y satisfacción que tienen un vez que el evento ha terminado es mayor. Organizar una lluvia de ideas con todos ellos, llevar a cabo una encuesta o mostrar los tweets que la gente va publicando en una pantalla es una forma de darle la palabra a todo el mundo. Ten presente esta idea también a la hora de crear tu agenda. Estamos hartos de ver siempre hablando a hombres, blancos de un nivel profesional medio alto. Romper con los estereotipos de los speakers es otra forma de sorprender a tu audiencia durante tu evento corporativo a la vez que contribuye a crear un imagen de tu empresa defensora de la diversidad y la inclusión.

No terminar con la bajada del telón:

Como decíamos antes organizar un evento corporativo lleva mucho tiempo y recursos por lo que es una lástima que todo acabe una vez que baja el telón. Tenemos algunos trucos a nuestro alcance para contribuir a extender esa fecha de caducidad. Un regalo útil, aparte de una forma original de resumir la idea principal que hemos presentado, será un recordatorio constante que nuestro cliente potencial se llevará de nuestro evento. Otra forma es reunir toda la información que hemos ido recopilando e los asistentes para poder hacer un seguimiento con ellos, ya sea a través de una campaña de mailing recordando los mejores momentos, o facilitando una mayor información de un servicio específico a esos prospectos que fueron generando nuestros propia audiencia con sus interacciones con nuestro contenido.

Conozca cómo podemos ayudarle en la preparación de su evento corporativo

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